toyotushin
2024年の1月から電子帳簿保存法がスタートします。
詳しい内容は以前の記事
にまとめておりますので、そちらをご覧ください。
さて電子帳簿保存法なのですが、簡単にいってしまえば
「メールで来た見積書や請求書は、そのままデータとして保存しましょう」
といったところです。
紙で印刷をして保存じゃダメです。あくまでデータとして保存をしないといけません。
しかも保存したデータは「取引年月日」「取引金額」「取引先名」で検索ができるようにしないといけません。
面倒くさい事この上ありません。
更にそれは7年（最長10年）分の保存が必要です。
取引が多い場合は、ものすごい量になりそうです。
そうなると問題になる点が保存先です。
データが増えるにつれて容量は膨らみ、大容量ではないと耐えきれなくなります。
また、複数人でも同時に使えて保存することができ、尚且つ耐久性にも信頼がおけないといけません。
保存先は、現在お使いのパソコンでも良いのですが、幾つかの問題があります。
1：買い替えた時のデータ引っ越し
→パソコンは5年くらいで故障することがあり買い替えが起こりうる機械です。そうなるとデータの引っ越しが必要です。大変な仕事になります。
2：容量不足
→普段使いのパソコンには電子帳簿保存法のデータだけを保存すればいいというわけではありません。容量のひっ迫で使えなくなる可能性もあります。
3：複数人で使えない
→共有フォルダの設定をすれば良いのですが、それでも常にパソコンの電源を入れっぱなしにしないといけませんので、あまり良くないです。
4：故障する確率が高い
→ただ保存するためだけならば良いのですが、普段使いのパソコンの場合どうしても予期せぬトラブルに遭遇しやすいです。ウィルス感染等もあります。そうなるとパソコン自体が壊れてしまいます。
これらの理由を考えるとリスクが多いので、専用の保存先を用意した方が良いです。
そこでお勧めしたいものがNASというネットワーク上に設置するデータを保存する場所です。
これの良いところは専用の保存先ですので複数人で保存ができ、安定性も抜群です。
レイドというデータの予備を保存する機能を搭載しているものも多く、故障した際でもデータが消える確率を抑えられて心強いです。
しかしながら難点もあります。それは導入や設定に手間がかかる事です。
ネットワークの設定や共有の設定、アクセス制限やバックアップの設定等様々です。
もしご自身での設定が難しいと感じた場合は、専門家に頼るのも一つの手です。
大切なデータを扱う部分なので安心を得ることは決して間違いではありません。
弊社ではNASの設定から運用、管理までを一貫して行うサービスを提供しております。
また電子帳簿保存法に対応した書類を管理するためのソフトも合わせて導入いたしますので
電子帳簿保存法の開始時期を安心して迎え入れられます。
お気軽にお問合せください。
